Mới đây, Chính phủ vừa công bố Dự thảo Nghị định Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Những Thay đổi quan trọng về hóa đơn từ ngày 01/01/2018 mà bất kỳ kế toán nào cũng cần phải hiểu rõ để thực hiện cũng như xử lý những trường hợp phát sinh
1. Xử lý đối với hóa đơn đã lập
– Trường hợp đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tửmới theo quy định tại Nghị định này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
– Trường hợp đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
2. Xử lý hóa đơn sau khi lập
DN bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn trong các trường hợp sau:
– Trường hợp hóa đơn đã và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải xóa bỏ. Việc xóa bỏ hóa đơn phải có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
Người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế để gửi cho người mua. Trên hóa đơn thay thế có hiển thị dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn số…”. Quy trình lập và cấp mã hóa đơn thay thế thực hiện theo hướng dẫn tại Quy định này.
– Trường hợp hóa đơn đã và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh có hiển thị dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Quy trình lập và hóa đơn điều chỉnh thực hiện theo hướng dẫn tại Quy định này.
– Trường hợp hóa đơn đã nhưng chưa gửi cho người mua nếu phát hiện sai sót phải xóa bỏ.
Nguyên tắc xóa bỏ hóa đơn là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu. Thông tin hóa đơn đã xóa bỏ được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
DN sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn.
DN sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) thực hiện các chức năng lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn đã trên phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).
3. Hủy số hóa đơn
– Trường hợp hóa đơn đã lập, đã sinh số hóa đơn của doanh nghiệp nhưng chưa , nếu DN phát hiện hóa đơn lập sai hoặc trường hợp hóa đơn không thành công do lỗi của doanh nghiệp thì các hóa đơn này sẽ phải hủy và doanh nghiệp không được gửi lại. Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện hủy các hóa đơn này.
– Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng các số hóa đơn đã đăng ký phát hành, doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để khai báo việc hủy số hóa đơn đã đăng ký nhưng chưa sử dụng theo mẫu số 06/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Nghị định này. Thông tin hủy số hóa đơn của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
– Nguyên tắc hủy hóa đơn đã đăng ký phát hành theo quy định hiện hành về hóa đơn.
4. Hóa đơn đã đặt in trước 01/01/2018 được tiếp tục sử dụng trong năm 2018 và 2019
Bộ Tài chính có trách nhiệm hỗ trợ DN sử dụng hóa đơn in từ hệ thống máy tính chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử của DN hoặc hóa đơn điện tửcó mã của cơ quan thuế từ ngày 01/07/2018.
