Hướng dẫn bảo quản và lữu trữ hóa đơn

Nếu doanh nghiệp có đơn vị kế toán thì hóa đơn được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Cụ thể:

• Phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
• Trường hợp hóa đơn bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hóa đơn đó, nếu hóa đơn bị mất, cháy, hỏng thì thực hiện xử lý hóa đơn theo các trường hợp đó.
• Hóa đơn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
• Thời hạn lưu trữ các hóa đơn ít  nhất là 10 năm. Trường hợp hóa đơn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng thì phải được lưu trữ vĩnh viễn.

Trường hợp doanh nghiệp không phải là đơn vị kế toán thì hóa đơn được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp bán hàng hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập

• Doanh nghiệp bán hàng và người mua lập Biên bản ghi nhận sự việc. Theo đó:

+ Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn doanh nghiệp bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào;

+ Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bán hàng (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản;

• Doanh nghiệp bán hàng sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
• Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của doanh nghiệp bán hàng kèm theo Biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Doanh nghiệp bán hàng và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba

• Bên thứ ba trong trường hợp này có thể là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn.
• Trong trường hợp này phải căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm xử lý hóa đơn (theo 01 trong 02 phương thức trên) và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định