Kế toán là một phần quan trọng đối với bất kì doanh nghiệp (DN) nào và nó không đơn giản như việc cộng hay trừ. Những DN nhỏ thường nghĩ về việc tự xử lý công việc kế toán của mình để tiết kiệm chi phí – nhưng có lẽ đó không phải ý tưởng hay cho lắm.
Các sai lầm trong kế toán có thể ngốn của DN một khoản lớn. Bạn không muốn làm rối tung các con số của mình vì nó có thể cản trở sự phát triển của DN. Chủ DN nhỏ thường mắc các sai lầm trong những năm đầu bởi sự thiếu hụt các thủ tục kế toán phù hợp.
Dưới đây là 05 sai lầm phổ biến mà mọi chủ DN nhỏ cần phải tránh mắc phải.
1. Lựa chọn dịch vụ kế toán giá rẻ hoặc tuyển nhân viên kế toán giá rẻ ít kinh nghiệm thông qua bạn bè hay người thân giới thiệu
Những kế toán mà phải cần sự giới thiệu thông qua bạn bè hoặc người thân của bạn đa phần là những kế toán mới ra trường, hoặc ” rất yếu ” về kỹ năng nghiệp vụ, kinh nghiệm làm việc thực tế. Như vậy, độ tin cậy trong việc làm sổ sách và báo cáo thuế sẽ rất thấp, thậm chí bạn sẽ phải tốn thời gian hướng dẫn công việc và kiểm tra sửa chữa những lỗi sai cơ bản. Khi không vừa ý với khả năng làm việc của kế toán bạn sẽ ngần ngại khi cho nghĩ việc vì có quan hệ.
2. Thay đổi nhân sự liên tục khiến hồ sơ kế toán của bạn rối tung
Bạn sẽ trả một khoản lương không hề nhỏ cho việc tuyển dụng nhân viên kế toán, trong khi bạn đang rất cần tiền để đầu tư vào phát triển kinh doanh. Bên cạnh đó, “Nhảy việc” là việc không thể tránh khỏi, hồ sơ kế toán qua quá nhiều “bàn tay” kế toán, dẫn đến hiện tượng “người sau” đổ lỗi cho “người trước” đến khi tiếp đoàn kiểm tra thuế, mọi việc mới vỡ lỡ ra, thiệt hại cuối cùng chỉ doanh nghiệp phải gánh chịu.
3. Không sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng
Với việc sử dụng phần mềm, tất các các yêu cầu kế toán như lập báo cáo tài chính, in sổ sách kế toán, kiểm soát công nợ, số dư chi tiết… được tự động thực hiện. Điều này sẽ giúp đóng sổ, làm báo cáo nhanh chóng, cho phép bạn dành thời gian quý giá của mình vào những thứ bạn cần làm như hoạt động kinh doanh thực sự của bạn chẳng hạn.
Nhiều kế toán viên/ công ty dịch vụ cho rằng chỉ dùng Microsoft Excel là đảm bảo công việc hiệu quả. Tuy nhiên, dễ dàng nhận ra rằng Excel không tiên tiến và có tính tương tác cao như bất kỳ phần mềm kế toán nào. Ví dụ, Excel không thể kiểm tra được lỗi của người dùng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán chuyên dụng thực hiện phương pháp định dạng trước để hạn chế những rủi ro khi nhập dữ liệu cũng như xử lý dữ liệu.
4. Chịu mọi rủi ro khi mất dữ liệu, những khoản phạt thuế phát sinh khi tuyển dụng kế toán thiếu kinh nghiệm.
Rất nhiều DN vừa và nhỏ và các kế toán không nhận thấy tầm quan trọng của việc lưu trữ dữ liệu thường xuyên. Ngoài các trường hợp như máy tính bị hỏng và mất hay các thiết bị bị trộm cắp, cần phải chuẩn bị cho các trường hợp nghiêm trọng khác. Một ngọn lửa từ văn phòng của bạn hay ngập do ống nước vỡ có thể cuốn phăng tất cả dữ liệu và thông tin của bạn, và điều này có thể xảy ra ngay cả khi bạn không ở trong khu vực dễ xảy ra thiên tai.
Bạn phải chịu mọi rủi ro, các khoản phạt nếu kế toán của bạn làm sai hoặc chậm báo cáo thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ không được tham mưu đầy đủ và chính xác các quy định mới được cập nhật nếu kế toán của bạn không am hiểu và cập nhật thường xuyên về pháp luật kế toán thuế.
5. Tuyển dụng kế toán/ lựa chọn dịch vụ dựa trên phương châm “giá rẻ nhất”
Luôn tìm kiếm những phương pháp rẻ tiền nhất để tiết kiệm chi phí kinh doanh có thể khiến bạn tốn kém hơn trong dài hạn. Ví dụ, bạn thuê 1 kế toán với mức lương thấp nhất thì lúc đầu có vẻ chỉ ít tốn kém và là lựa chọn tốt nhất. Nhưng sẽ thế nào nếu họ thường mắc lỗi về tính thuế thu nhập cá nhân của các nhân viên và bạn không thể ký báo cáo nộp thuế đúng hạn?
Ông bà ta có câu: “Trả gì thì nhận đấy” và quả không sai.
Nguồn: Sưu tầm
